Agile

5 powodów, dlaczego warto używać tablicy kanbanowej w marketingu

kanban marketing

Podstawą Agile jest dobra organizacja pracy. Skupienie się na tworzeniu realnej wartości dla użytkownika i dostarczaniu jej w krótkich odstępach czasu nie jest proste. Wysiłki całego zespołu muszą być odpowiednio ukierunkowane, by ich planów nie pokrzyżowały mniej istotne zadania czy zwykłe rozpraszacze.

Tydzień temu opisałem ideę spotkań daily, które pozwalają wyeliminować z planu dnia niepotrzebne spotkania. Kolejnym narzędziem bez którego ciężko mi wyobrazić sobie prowadzenie prac nad kolejnymi projektami jest tablica kanbanowa. Podobnie jak daily ma za zadanie opanować chaos dnia codziennego w pracy zespołowej i usprawnić komunikację.

Czym jest kanban?

Tablica kanbanowa to jedno z najbardziej charakterystycznych narzędzi wykorzystywanych w trakcie wdrażania metody kanban. Kanban jest japońską metodą zarządzania produkcją powstałą tuż po drugiej wojnie światowej. Opiera się na koncepcji eliminacji: braków, opóźnień, magazynowania zapasów, czasu bezczynności, kolejek, zbędnych operacji i przemieszczenia. 

Prekursorem jej stosowania były fabryki Toyoty, w których dzięki temu produkcja wzrosła o 30%. Elementy tej metody zostały zaadaptowane do środowiska wytwarzania oprogramowania, a obecnie zyskuje na popularności także w innych branżach.

Tablica kanbanowa – fizyczna czy wirtualna?

Tablica kanbanowa może mieć formę fizyczną lub wirtualną. Zawieszenie whiteboarda (lub nawet tablicy szkolnej czy korkowej) w pokoju zajmowanym przez zespół może mieć dodatkowy skutek wpływający pozytywnie na motywację i budowanie zaangażowania. Tablica staje się wtedy czymś na kształt artefaktu i jest znakiem symbolizującym terytorium danego zespołu. Członkowie zespołu traktują ją jako swoją własność i starają się pielęgnować.  Wspomaga to formowanie odpowiedzialności za wyznaczone zadania i osiągnięcie porozumienia, co do ich wykonania. 

W przypadku, gdy nie ma warunków do zamontowania fizycznej tablicy bądź część zespołu pracuje zdalnie warto stworzyć jej wirtualną wersję. Świetnie do tego celu nadają się dwa bezpłatne narzędzia online. Pierwszym jest Trello, a drugim Real Time Board. Obie aplikacje posiadają bardzo intuicyjny interfejs oraz umożliwiają współdzielenie online z pozostałymi osobami z zespołu.

Tablica kanbanowa – jak ją stworzyć dla zespołu marketingowego?

Stworzenie tablicy kanbanowej, z której korzystać będzie zespół marketingowy jest bardzo proste. Wystarczy podzielić ją na kilka kolumn. Liczba kolumn zależy od potrzeb teamu. Minimum to trzy (To do, in progress, done), a górnej granicy właściwie nie ma. Wszystko zależy od tego,  jakie zdefiniowano statusy procesu wytwórczego. Warto pamiętać jednak, że im więcej określonych etapów tym większe ryzyko “biurokratyzacji”. Głównym celem Agile jest upraszczanie prac, a nie tworzenie kolejnych rozbudowanych struktur.

Osobiście stosuję najczęściej pięć kolumn:

  • To do – są to rzeczy do zrobienia w perspektywie kolejnych 5 dni roboczych.
  • In progress – to zadania, które w tym momencie są w trakcie wykonywania.
  • On hold – rzeczy, które nie mogą zostać zakończone z powodu zewnętrznych lub wewnętrznych problemów. Gdy któreś zadanie trafi tutaj, to sygnał, że trzeba szybko rozwiązać patową sytuację.
  • Review – rzeczy skończone i przekazane koledze z zespołu do sprawdzenia. To forma wewnętrznej kontroli jakości zaczerpnięta z dobrych praktyk zespołów programistycznych (code review). Podczas tego etapu sprawdzana jest na przykład jakość grafiki i jej zgodność z przyjętymi wytycznymi.
  • Done – to nasze ulubione pole. Trafiają tutaj zadania, które zostały zakończone i spełniają wszystkie kryteria jakości.

tablica kanbanowa

Jak to działa?

Poszczególne zadania są rozbite na mniejsze taski (w teorii project management mówi się na to dekompozycja 😉 ) zapisane na kartce samoprzylepnej. Staramy się, by informacja zapisana na kartce była sformułowana jasno i przedstawiała spodziewany po jej wykonaniu efekt (np. stworzenie maila powitalnego dla nowych osób zapisanych na listę newsletterową).

Jedna kartka to task zajmujące maksymalnie jeden dzień roboczy. Dla polepszenia widoczności stosujemy też kartki o różnych kolorach. Pozwala to szybko przypisać taski do konkretnych kategorii (grafika, dokumentacja, social media, research itp.).

Każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za przekładanie karteczek samoprzylepnych z wyznaczonymi taskami do kolejnych kolumn wraz z postępem prac. Odzwierciedlać to ma aktualny status trwającego zadania.

Dlaczego warto korzystać z tablicy kanbanowej podczas prac zespołu marketingowego? 

Powód 1: Wizualizacja procesu

Przesuwające się kartki symbolizujące poszczególne taski dają plastyczny obraz tego, na jakim etapie znajdują się prace. Wystarczy rzut oka na tablicę, by oszacować jak duże postępy zostały wykonane w ciągu ostatnich dni i czy przyjęte terminy realizacji są realne do osiągnięcia.

Powód 2: Transparentność

Systematycznie aktualizowana tablica (nawet kilka razy w ciągu dnia) pozwala na pozawerbalną wymianę informacji o stanie projektu. Każdy członek zespołu wie dokładnie czym  w tym momencie zajmują się jego koledzy i czy pojawiają się jakieś problemy opóźniające prace. 

Powód 3: Priorytetyzacja

Tablica kanbanowa jest drogowskazem, który pozwala błyskawicznie przypomnieć, które z zadań ma najwyższy priorytet. Najważniejsze zadania znajdują się na samej górze. Im niżej powieszone jest dane zadanie, tym dłużej może poczekać na ukończenie.

Powód 4: Oszczędność czasu

Przejrzystość prowadzonych prac sprawia, że zbędne stają się pytania o stan wykonywanych prac. Pytania o to, kiedy coś zostanie zakończone należy do najbardziej niewdzięcznych i nielubianych przez wszystkich. Transparentność pomaga także szybko informować o pojawiających się blokerach i przeszkodach opóźniających pracę. Natychmiastowa informacja umożliwia identyfikację źródła problemu i podjąć natychmiastowe działania w celu ich wyeliminowania.

Powód 5: Uniemożliwienie multitaskingu

Jedną z głównych zasad metody Kanban jest Work in progress limits. Oznacza to, że ustalona jest ściśle określona maksymalna liczba zadań, które mogą być wykonywane jednocześnie w danym momencie. Pilnujemy, by jedna osoba zajmowała się jednym taskiem i nie przechodziła co chwilę miedzy innymi zadaniami. Pomaga to utrzymać skupienie i realizować dany temat od początku do końca, bez wiecznego odwlekania w czasie. Dodatkowo ciekawym skutkiem takiego podejścia jest uniknięcie tzw. efektu Zeigarnika, który działa demotywująco i obniża produktywność.  

Stosujesz w swojej pracy tablicę kanbanową? Może masz jakieś wskazówki, które pomogą wdrożyć ją innym?

 

You may also like
scrum role w scrumie zdarzenia w scurmie
Co to jest Scrum: role i zdarzenia w Scrumie (cz. II)
daily scrum
Daily, czyli 3 pytania, które zaoszczędzą kilka godzin pracy

Leave Your Comment

Your Comment*

Your Name*
Your Webpage