Agile

Daily, czyli 3 pytania, które zaoszczędzą kilka godzin pracy

daily scrum

Czy wiecie ile czasu w ciągu dnia zajmują wam spotkania w pracy? Lepiej przetrzyjcie oczy, bo to nie żart. W ciągu dnia możecie stracić nawet 50% swojego cennego czasu na zebraniach, które często nie przynoszą oczekiwanych efektów. Zdziwieni? Dopiero będziecie, jak zobaczycie ile to wszystko kosztuje. Zeszłoroczne badania przeprowadzone w amerykańskich korporacjach wykazały, że bezproduktywne spotkania kosztują przedsiębiorstwa około 37 miliardów dolarów amerykańskich rocznie. To mniej więcej tyle samo, ile wyniosło serbskie PKB w 2015 roku.

Z moich doświadczeń wynika, że spotkania, które zamiast pomagać w komunikacji i skracać dystans między współpracownikami, potrafią bardzo skutecznie zdemotywować i rozproszyć ich uwagę. Z góry wyjaśniam – to nie jest tak, że jestem przeciwnikiem spotkań. Wręcz przeciwnie. Bezpośrednia forma kontaktu, o ile tylko jest możliwa, jest według mnie najskuteczniejszą i najszybszą z możliwych. Powinna być fundamentem kultury organizacyjnej w sprawnej firmie.

Spotkania pozwalają trzymać się z daleka od potwornej choroby atakującej skostniałe organizacje, czyli mailozy. Jej objawy to notoryczne dodawanie wszystkich wokoło do cc: w mailach i zaraźliwego wciskania przycisku fwd: na służbowym mailu. Rezultatem tego jest inbox pękający w szwach, którego nikt nie ma czasu odczytać.

Dlaczego zatem z założenia tak dobre narzędzie przynosi tak szkodliwe rezultaty?

Według mnie jest kilka przyczyn:

  • Spotkania w pracy odbywają się za często ALBO
  • nie mają z góry określonego celu ALBO
  • przerywane są przez nieistotne rzeczy, dygresje, rozmowy telefoniczne ALBO
  • nie trzymane są wyznaczone ramy czasowe ALBO
  • na spotkanie zaproszone zostają przypadkowe osoby, niezwiązane z tematem rozmów ALBO
  • wszystko razem wzięte i wtedy mamy do czynienia z kombajnem, który zbiera niezłe żniwa obniżając produktywność zespołów w przedsiębiorstwie.

A gdyby tak zamiast wielu spotkań ograniczyć się do jednego?

Jednym z pierwszych elementów, które podpatrzyłem w pracy zespołów programistycznych, i postanowiłem zaadaptować do marketingu było spotkanie daily (zwane także daily stand-up albo daily scrum). Idea daily jest bardzo prosta i zaskakująco skuteczna. Są to codzienne, poranne spotkania całego zespołu. W trakcie 15 minut wszyscy członkowie zespołu odpowiadają na 3 proste pytania, które upraszczają i systematyzują wymianę informację. Co to za pytania?

Podczas daily mówimy o tym co robiliśmy wczoraj, co będziemy robić dzisiaj i czy natrafiliśmy na jakieś problemy, które uniemożliwiły nam pracę. Zwyczajowo, głównie dla lepszego skupienia, przeprowadzamy takie zebrania na stojąco, przy naszej tablicy kanbanowej, co pomaga nam od razu na szybką weryfikację aktualnego stanu zadań i priorytetów.

spotkanie daily

Warto pamiętać, że spotkania daily nie są spotkaniami raportującymi stan prac przełożonemu. Zgodnie z zasadą samoorganizacji zespołów jest to narzędzie ułatwiające komunikację i informujące o wyzwaniach czekających na członków zespołu w ciągu najbliższych godzin. Bardzo istotne są także wszelkie komunikaty o problemach i przeszkodach, które opóźniają postępy prac. Tuż po zakończeniu spotkania należy jak najszybciej zastanowić się nad rozwiązaniem ich lub (w przypadku, gdy to niemożliwe) minimalizacją negatywnych skutków.

Dlaczego spotkania daily są skuteczne?

Mają ścisłe i niezmienne ramy czasowe (tzw. timebox)

Kwadrans przeznaczony na rozmowę wymaga od uczestników skupienie się na najważniejszych elementach, streszczenie sedna podejmowanych działań i źródła problemów. Przy okazji to ciekawy, dosyć przypadkowy sposób trenowania współpracy w zespole. Umożliwienie wypowiedzenia się wszystkim członkom zespołu w ciągu kilkunastu minut wymaga dużej dyscypliny i świadomości potrzeb innych. Nie jest to łatwe, ale spotkanie po spotkaniu koła zębate maszyny się docierają.

Pytania pozwalają skupić uwagę na konkretach

Odpowiadanie na pytania pomocnicze pomaga w priorytetyzacji i utrzymaniu rozmowy na właściwych torach. Od razu słychać, gdy tematy schodzą na zbyt duże szczegóły i można szybko uciąć zbędne dyskusje.

Daily budują dobre nawyki

Daily wchodzą w krew i wyrabiają przyzwyczajenie do szybkiej, bezpośredniej komunikacji z innymi osobami z zespołu. Pomaga to unikać wymiany maili albo zwlekania z przekazywaniem istotnych informacji lub wstrzymywania się z pytaniami.

Współpraca zespołowa nabiera transparentności

Niewątpliwą zaletą daily jest to, że każda osoba w zespole jest na bieżąco z wykonywanymi zadaniami przez innych. Sprzyja to transferowi wiedzy między członkami jednego zespołu i współdziałania w przypadku problemów ze znalezieniem najlepszego rozwiązania dla problemu nad którym pracuje jeden z członków zespołu.

Szybka identyfikacja problemów

Dzięki codziennemu  informowaniu o napotkanych przeszkodach minimalizuje się ryzyko zamiecenia problemu pod dywan i można odpowiednio wcześnie zareagować żeby zapobiec sytuacji kryzysowej.

Daily w marketingu

Jeśli myślisz o wprowadzeniu elementów Agile Marketingu i zauważasz, że nadmiar spotkań wydłuża prace i burzy przyjęty plan wpływając negatywnie na morale zespołu marketingowego to warto zacząć zmiany od organizowania rutynowych spotkań daily. To uniwersalne rozwiązanie, które można elastycznie dostosować w zależności od tego, w jaki sposób funkcjonują struktury organizacyjne w firmie.

Co najważniejsze – ta zmiana nie generuje kosztów, a wymaga jedynie współpracy i dyscypliny zespołowej, co do respektowania przyjętej godziny spotkań i podporządkowywaniu się tej regule.

Stosujecie w swoich zespołach daily? Może macie wskazówki pomagające jeszcze lepiej organizować i moderować te zebranie?

***

P.S. Ostatnio w głowach członków mojego zespołu pojawił się pomysł, by spolszczyć tę nazwę i spotykać się na codziennikach. Propozycja przypadła wszystkim do gustu 🙂

You may also like
raport stan agile 2017
Dokąd zmierza Agile? Podsumowanie raportu „11th Annual State of Agile”
co to jest scrum artefakty w scrumie
Co to jest Scrum: Artefakty w Scrumie (cz. III)

Leave Your Comment

Your Comment*

Your Name*
Your Webpage