Agile Marketing Wywiad

Scrum scala zespół i ułatwia samodoskonalenie – Marta Smyrska o wdrażaniu Scruma w agencji PR

Scrum w agencji marketingowej czy agencji PR nie jest w Polsce popularnym rozwiązaniem. Coraz częściej jednak praca marketerów i PR-owców przenika się ze środowiskiem IT, a spostrzegawcze oczy chłonnych, kreatywnych umysłów podpatrują dobre praktyki związane z organizacją pracy. A tych w środowisku programistów i testerów oprogramowania nie brakuje.

Ostatnio na blogu prezentowałem teorię Scruma, czyli najpopularniejszej na świecie metodyki zwinnej. Agile to jednak przede wszystkim praktyka i rozwój na bazie zdobytego doświadczenia. Dlatego postanowiłem poszukać osób, które zdecydowały się na przełamanie panujących standardów i wdrażają nowe metody pracy do swoich zespołów marketingowych.

Scrum w PR – historia agencji Smyrska PR

Pierwsza historia, którą chcę Ci przedstawić to wdrożenie Scruma w agencji Smyrska PR specjalizującej się w komunikacji B2B,  produkcji treści i oprawie wydarzeń w branży nieruchomości komercyjnych, budownictwie oraz IT. Co ciekawe, agencja współpracowała do tej pory m.in. z królem Belgii. W 2015 roku zorganizowała seminarium biznesowe w ramach oficjalnej wizyty belgijskiej pary królewskiej w Polsce. 

O Scrumie w agencji PR opowiedziała ma jej założycielka Marta Smyrska, która jest fanką wprowadzania nowych metod pracy i narzędzi.  

Marta Smyrska Scrum w agencji marketingowej

Maciej Biegajewski: W branży marketingowej metodyki zwinne nie są w Polsce rozpowszechnione. Skąd dowiedziałyście się o Scrumie?

Marta Smyrska (Smyrska PR): Pracowałyśmy dla firmy programistycznej Pragmatists, która, oprócz programowania, szkoli deweloperów w zakresie zwinnych metodyk. Pierwszym zadaniem dla nich było przygotowanie strony internetowej z ofertą szkoleniową. Przeglądając ich ofertę zainteresowałam się Scrumem i zaproponowałam przygotowanie e-booka o nim. Po przejrzeniu draftu tekstu przygotowanego przez moją współpracowniczkę stwierdziłam, że sam tekst nie będzie wyglądał zbyt atrakcyjnie ani zachęcająco. Dlatego na Pintereście wyszukałam kilkanaście infografik na temat Scruma. Potem znalazłam kilku testerów, którzy obejrzeli prototyp przed dostarczeniem na rynek. Dzięki nim uzupełniłyśmy e-book o tzw. Cheat sheet, czyli najważniejsze fakty dotyczące metodyki. Najlepszym zaś komplementem dla mnie był feedback od zaprzyjaźnionej z jednym z testerów Scrum Masterki, która „nie znalazła żadnego błędu” w naszym dziele, a muszę powiedzieć, że przeglądała je bardzo skrupulatnie.

Dlaczego zdecydowałyście się na Agile w swojej pracy? Jakie problemy skłoniły Was do zastosowania Scruma?

Jak i inne agencje PR zmagamy się z problemami dotyczącymi niejednolitego języka, w którym klienci czy dostawcy wyrażają swoje oczekiwania. Do tego dochodzą klasyczne problemy z przekraczaniem terminów czy budżetów. Jednak to, co mnie najbardziej zachęciło do pracy ze Scrumem był fakt, że ta formuła scala zespół i uławia wszystkim członkom samodoskonalenie. Każdy sprint może być lepszy od poprzedniego, a z każdej złej sytuacji można wyciągnąć jakąś naukę. Jak to mówił – podobno – Walt Disney, pomyłka to wydarzenie, którego nie wszystkie pozytywne efekty zostały obrócone na Twoją korzyść. Na pewno lepiej obracać pomyłki na swoją korzyść ze Scrumem.

Jak przebiegało wdrażanie Scruma? Co było najtrudniejsze, a co poszło sprawnie?

Najtrudniejsze dla nas było zdefiniowanie fazy koncepcyjnej (backlogów produktu), wiec na początku ją pominęłyśmy. Zaczęłyśmy od planowania sprintów i odbywania codzienników. Potem dodałyśmy retrospekcję, a teraz mocno pracujemy nad fazą koncepcyjną. Nasza tablica scrumowa ma już trzecią wersję. W sumie wymieniamy ją co sezon.

Czy stosujecie „książkowego” Scruma, czy modyfikujecie go zgodnie z Waszymi potrzebami?

Jesteśmy malutką agencją, pracujemy w zespole 3-5 osobowym. Siłą rzeczy jedna osoba musi pełnić kilka ról. Ja jestem Scrum Masterem i Product Ownerem (w tej roli często zastępuję klienta). Nadrzędnym celem jest dla nas MVP (minimal viable product), czyli doprowadzenie do widocznego przyrostu. „Lepsze zrobione niż perfekcyjne” to nasza mantra produkcyjna.

Jak zareagowali klienci na wieść o zmianie sposobu Waszej pracy? Miało to na nich wpływ? Musiałyście tłumaczyć, na czym polegają zmiany i co dzięki nim zyskają?

Moją dewizą jest: zamiast opisywać, pokaż! Więc nie tłumaczyłam, tylko działałam według nowej metodyki. Jednym z pierwszych procesów zewnętrznych było postawienie serwisu www, wspierającego sprzedaż zagraniczną mojego klienta, dostawcy obudów do produkcji elektroniki. Prace nad stroną ciągnęły się już kilka miesięcy i nie widać było końca. Zdefiniowałam więc zakres niezbędnych prac i przejęłam od poprzedniej agencji kontrolę nad wdrożeniem. Po dwóch tygodniach strona była gotowa. Na pytanie zadane klientowi, czy będę mogła uczestniczyć w szkoleniu z handlowcem, które przewiduje, odpowiedział: tak, bo po doświadczeniach ze stroną uważa, że warto mnie włączać do projektów na jak najwcześniejszym etapie.

Czy wszystkie działania agencji realizujecie w ramach Scruma, czy tylko konkretne rodzaje projektów? Czy uważasz, że wszystkie projekty mogą być realizowane zgodnie z tą ideą?

Planujemy i rozwijamy iteracyjnie wszystko, co się da. Chociaż najsprawniej idzie nam z produktami, które kontrolujemy wewnętrznie. Ostatnio w rekordowym czasie postawiliśmy stronę poświęconą storytellingowi w biznesie: contelia.com  Projekty prowadzone z klientami w dużej mierze zależą od sprawności ich własnych organizacji. Jedna z naszych klientek, pod wpływem naszego e-booka zresztą, zainteresowała się Scrumem i przeszkoliła swój zespół.

Czy mierzycie efekty, porównujecie efektywność działania, produktywność zespołów w stosunku do ery przed-scrumowej?

Oczywiście! Co miesiąc robię zestawienie wykorzystanego czasu do uzyskanych efektów i na jego podstawie podejmuję decyzje organizacyjne. Trochę nas jeszcze dzieli od efektu „zrobić dwa razy więcej w połowę krótszym czasie”, ale jesteśmy na dobrej drodze. Udało nam się zautomatyzować parę czynności. Poprawiły się też nasze wyniki finansowe: do końca lipca osiągnęłyśmy wynik, jaki uzyskałyśmy za cały ubiegły rok. Ostatnio zadajemy sobie też pytanie: co musiałybyśmy zrobić, żeby dostarczać dziesięć razy więcej niż obecnie?

Jakie wskazówki dałabyś innym marketerom i PR-owcom, którzy zastanawiają się nad wdrożeniem tej metodyki pracy?

Moja rada jest taka, aby dobrze poznać zasady tej metodyki, ponieważ „Scrum jest dla wszystkich, ale nie każdy potrafi z niego skorzystać”. Nie zniechęcajcie się też trudami wdrożenia, bo możecie dużo zyskać! Spróbujcie! Możecie zacząć od naszego e-booka, w którym starałyśmy się zawrzeć to, co najważniejsze. E-booka można pobrać stąd.

***

Stosujesz w pracy swojego zespołu marketingowego Scruma lub inne metodyki zwinne? Napisz do mnie – chętnie porozmawiam o Waszych doświadczeniach!

A jeżeli ten wpis ci się podobał i uważasz go za wartościowy – podziel się nim ze znajomymi:

You may also like
retrospektywa w pracy zespołowej
Zatrzymaj się, pomyśl i ulepszaj – retrospektywa w pracy zespołowej
scrum role w scrumie zdarzenia w scurmie
Co to jest Scrum: role i zdarzenia w Scrumie (cz. II)

Leave Your Comment

Your Comment*

Your Name*
Your Webpage