Agile

Zatrzymaj się, pomyśl i ulepszaj – retrospektywa w pracy zespołowej

retrospektywa w pracy zespołowej

W jednym z poprzednich wpisów o sile Agile Marketingu poruszałem temat empirycznego podejścia do pracy nad produktem. Realizowanie kolejnych zadań, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z nowymi technologiami, to ciągła nauka i szukanie sposobów na usprawnienienia. Wszystko po to, by oferować użytkownikom jak najwyższą wartość.

Wyciąganie wniosków z dotychczasowych działań i zdobywanie wiedzy bazując na doświadczeniach wymaga jednak poświęcenia pewnej ilości czasu. Trzeba spokojnie zastanowić się nad wykonanymi zadaniami i przemyśleć, czy wszystko co robimy ma sens oraz czy jest sposób, by uczynić pracę szybszą, dokładniejszą i prostszą.

Po dwóch latach doświadczenia w pracy z programistami i testerami oprogramowania jako Scrum Master wiem, jak ważne w rozwoju pracy zespołowej są spotkania retrospektywne.

Czym są retrospektywy?

Agile Manifesto oprócz czterech fundamentalnych elementów uzupełniony jest o dwanaście zasad, które są drogowskazami postępowania w pracy całej organizacji wyznającej ideę Agile. Ostatnią z ustalonych w 2001 roku zasad jest ta dotycząca obserwacji i cyklicznego analizowania postępów własnych działań.

W regularnych odstępach czasu zespół analizuje możliwości poprawy swojej wydajności, a następnie dostraja i dostosowuje swoje działania do wyciągniętych wniosków.

Agile Manifesto

Retrospektywa to moment oddechu dla wszystkich członków zespołu. Pozwala oderwać się od biznesowego pośpiechu i wysokiego tempa wykonywanych zadań. W natłoku obowiązków rzeczą powszechną jest utracenie z pola widzenia jasnego celu. Zatarciu ulegają też ustalone wcześniej priorytety. Nie jesteśmy superkomputerami ani cyborgami. Daleko nam od nieomylnych istot, które każde zadanie wykonują z iście szwajcarska precyzją. Nasz umysł nie posiada także odpowiedniej mocy obliczeniowej, by na bieżąco analizować posunięcia i postępy prac. W takich warunkach nietrudno o pomyłki, które ze względu na ograniczony czas i możliwości poznawcze mogą szybko zacząć się powielać. To pierwszy stopień do wytworzenia i utrwalenia złych nawyków grożących obniżeniem produktywności i jakości prowadzonych działań.

Po co przeprowadza się retrospektywę?

Retrospektywa zespołów zwinnych to jeden z najsilniejszych i najważniejszych oręży w ekwipunku Scrum Mastera. Spotkanie to ma za zadanie spełnić kilka ważnych celów. Przede wszystkim pozwala zidentyfikować problemy, które wystąpiły w trakcie poprzedniej iteracji (czym jest iteracja?), a następnie zastanowić się nad ich rozwiązaniem i przygotowaniem planu działania.

Drugim ważnym celem retrospektywy jest rozwijanie umiejętności samoorganizacji wśród członków zespołu. Z pomocą moderatora (Scrum Mastera) samodzielnie dochodzą oni do źródła problemu. Starają się je także wyeliminować zgodnie z posiadaną wiedzą i możliwościami.

Trzecim z zaobserwowanych przeze mnie efektów spotkań retrospektywnych jest poprawienie komunikacji między członkami zespołu. W konsekwencji wpływa to też na ich integrację. Nie jest łatwo rozmawiać o barierach, pomyłkach lub trapiących nas przeciwnościach. Dojrzałe podejście do pracy w zespole w takich sytuacjach wyzwala poczucie solidarności. Wśród zmotywowanych oraz świadomych członkach zespołu pozwala to zacieśnić więzi współpracy. Jednoczenie się wobec czyhających na nas przeciwności jest bardzo silnym i pierwotnym mechanizmem, który drzemie w naturze człowieka od zarania dziejów.

Innym, często niedocenianym, aspektem tego typu spotkań jest “oczyszczenie” zespołów z kumulujących się każdego dnia emocji. To swojego rodzaju wentyl bezpieczeństwa, który często pozwala pozbyć się nadmiernego stresu powstałego w gorących momentach pracy nad produktem (np. w okresie przed wydaniem kolejnej wersji oprogramowania). Z drugiej strony pozwala również podzielić się radością i zadowoleniem z dobrej współpracy.

Umiejętność (i chęć) docenienia kolegów z zespołu, a także celebracja to elementy, które nie są powszechnie kojarzone z retrospektywami. Są one bardzo istotnym filarem budowania sprawnego i chcącego rozwijać się zespołu. Często w trakcie dyskusji skupiamy się na tym, co przeszkadzało i zapominamy o pozytywnych stronach naszego wysiłku. A szkoda, bo to istotny czynnik pozwalający na budowaniu morale członków zespołu.

Jak wygląda retrospektywa?

Istnieje wiele scenariuszy spotkań retrospektywnych. Większość z nich posiada podobną strukturę, która pozwala na efektywne wykorzystanie zaplanowanego czasu. W trakcie kolejnych retrospektyw i wraz z nabieraniem doświadczenia przyjąłem pewien model, który dzielił spotkanie na 5 etapów:

1. Rozgrzewka

Retrospektywy rozpoczynam od prostych ćwiczeń, które mają rozluźnić uczestników. Przy okazji rozbudzają one kreatywność i przełamują lody. Ten ostatni powód jest szczególnie ważny w zespołach zdominowanych przez osoby o charakterze introwertycznym. Przeprowadzenie łatwej gry momentalnie przestawia dźwignię z myślenia o obowiązkach zawodowych na nieco bardziej abstrakcyjne tory dotyczące funkcjonowania całej organizacji. To dobry moment na rozruszanie szarych komórek i tych części mózgu, które odpowiedzialne są za pamięć.

Jednym z zadań, które stawiałem uczestnikom retrospektywy było przypomnienie sobie jak najwięcej wydarzeń (tych bardziej i tych mniej istotnych), które wydarzyły się w trakcie ostatniego czasu. Każdy z pomysłów musiał być zwizualizowany na karteczce samoprzylepnej i przyklejony do odpowiedniego miejsca na osi czasu.

Etap rozgrzewki można też wykorzystać do budowania poczucia empatii. Bardzo ciekawym ćwiczeniem jest na przykład poproszenie o porównanie ostatnich wydarzeń do konkretnego przedmiotu i narysowanie go. Po wykonaniu obrazka osoba sąsiadująca ma za zadanie opisać (bez konsultowania się z twórcą), co jest na nim narysowane. To ćwiczenie warto zastosować szczególnie w przypadku napiętej atmosfery w zespole. Pozwala rozładować emocje i daje pewne wskazówki, co do panujących nastrojów i poglądów.

To skuteczna metoda obserwacji osób, które na co dzień mają problemy z wyrażaniem swoich opinii. Warto spróbować zastosować ją także wtedy, gdy wyczuwamy spadek zaufania, a zależy nam na zebraniu jak najpełniejszej i szczerej informacji od członków zespołu.

2. Cicha burza mózgów

Po 5-10 minutach wstępu w postaci rozgrzewki następuje czas tzw. cichej burzy mózgów. Pozwala ona każdej z osób uczestniczących w spotkaniu zastanowić się w spokoju i skupieniu nad ostatnimi dniami i przenieść swoje obserwacje na kartkę. Wygenerowane pomysły będą podstawami dyskusji, które pozwolą określić potrzeby zespołu i stworzyć plan działania. Po cichej burzy mózgów proszę każdego z uczestników retrospektywy, by przyporządkował je do jednej z trzech kategorii umieszczonych na tablicy – plusów (sytuacji, które wpłynęły pozytywnie na pracę zespołu), minusów (wszelkie przeszkody, bariery i obszary wymagające poprawy) i żaróweczek (czyli pomysłów, które nasunęły się w trakcie pracy). Przy okazji to chwila do zaprezentowania swojego punktu widzenia.

3. Priorytetyzacja

Sesja cichej burzy mózgów potrafi przynieść wiele obserwacji i świeżych pomysłów. Ze względu na ograniczenia czasowe spotkania prawdopodobnie nie będziecie w stanie omówić wszystkich. W tym celu warto ustalić, które z wymienionych rzeczy są w tym momencie najważniejsze i od najbardziej priorytetowych rozpocząć ustalanie planu działania.

By przyspieszyć ustalanie hierarchii ważności i kolejności omawiania spraw warto zastosować głosowanie za pomocą kropek, czyli kropkokrację (dotvoting). Każdy po kolei może podejść do tablicy i wykorzystać przyznaną mu liczbę kropek, by pokazać o czym chciałby rozmawiać.

4. Stworzenie planu działania

Po ustaleniu odpowiednich priorytetów następuje czas dokładnego omówienia. To jeden z najważniejszych elementów całego spotkania retrospektywnego. Wymaga szczególnej uwagi ze strony moderatora, którego rolą w tym momencie jest aktywizowaniu uczestników, utrzymywanie ich uwagi na istocie poruszanych tematów i pomoc w określeniu realnych kroków służących do rozwoju zespołu.

Każdy poruszony temat (odpowiedź na pytanie co powinniśmy zmienić?) powinien znaleźć swoje rozwiązanie (jak możemy to zmienić?), osobę odpowiedzialną za zmianę (kto powinien się tym zająć?), kiedy rozpocznie i skończy się proces zmian (kiedy wprowadzimy zmianę?). W ten sposób rozpisanie obserwacji pozwoli uniknąć problemu rozmytej odpowiedzialności i da punkt odniesienia, pozwalający obserwować czy prowadzone retrospektywy są faktycznie skuteczne.

5. Podsumowanie

Zamknięcie retrospektywy oprócz standardowego podsumowania jest także dobrym momentem na dodanie momentu celebracji, o którym wspomniałem. Podziękowanie za produktywne spotkanie, ostatnie osiągnięcia wniosą dużo pozytywnej energii i dobrego ducha do dalszych prac zespołu.

Sprawczość, czyli jak dbać o postanowienia z retrospektywy?

Jeżeli nie przyłożymy do tego uwagi to wypracowane podczas retrospektywy rozwiązania mogą pozostać tylko i wyłącznie pomysłami. Szkoda żeby kilkadziesiąt minut pracy kilku osób poszło na marne. Warto zadbać o egzekwowanie postanowień i sprawdzać na początku każdej kolejnej retrospektywy, czy postanowienia zostały zrealizowane. Poczucie sprawczości wpłynie dodatnio na zaangażowanie uczestników w trakcie kolejnych spotkań. W końcu retrospektywy mają za zadanie podnieść komfort pracy i ułatwić realizację kolejnych zadań.

Warto przypominać o trwających zmianach w trakcie spotkań daily i zaglądać do wymyślonego planu działania przy okazji codziennych, rutynowych czynności. Przy tej okazji warto pamiętać, żeby każdy z uczestników miał transparentny i prosty dostęp do ustaleń dotychczasowych spotkań.

Czy organizujesz albo uczestniczysz w spotkaniach retrospektywnych w swoim zespole? Masz jakieś doświadczenia, którymi chcesz się podzielić? Pisz śmiało w komentarzu!

You may also like
raport stan agile 2017
Dokąd zmierza Agile? Podsumowanie raportu „11th Annual State of Agile”
daily scrum
Daily, czyli 3 pytania, które zaoszczędzą kilka godzin pracy

Leave Your Comment

Your Comment*

Your Name*
Your Webpage